建物表題登記に必要な書類チェックリスト｜所有権証明書について解説

皆様こんにちは！福岡県宗像市の土地家屋調査士　里です。

「建物表題登記を依頼したいけど、何を用意すればいい？」

このページでは、建物表題登記に必要な書類を実務の観点からまとめました。

確認済証がある方もない方も、まずご自身の状況を確認してみてください。

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建物表題登記に必要な書類は大きく3種類

どのケースでも共通して必要になる書類の種類は以下の3つです。

① 建物所有権を証明する書類（２種類以上必要）（確認済証・工事完了引渡証明書など）

② 申請人が所有者であることを証明する書類（住民票・印鑑証明書など）

③ 建物の位置・形状を示す書類（土地家屋調査士が作成する図面）

③の図面は土地家屋調査士が現地調査の上で作成するため、お客様にご用意いただく必要はありません。①と②を中心に確認していきましょう。

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建物表題登記に必要な書類の大原則

建物表題登記の申請には、所有権証明書類が2種類必要です。

これは確認済証がある場合もない場合も変わりません。まずこの大原則を押さえた上で、手元にある書類を確認していきましょう。

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所有権証明書類として使える書類

以下の書類が所有権証明書類として使えます。この中から2種類を揃えることが基本です。

 確認済証・検査済証

手元にある場合はまず確認してください。確認済証と検査済証はセットで1種類のカウントになります。

 台帳記載事項証明書

確認済証を紛失している場合の代替書類です。確認申請を受け付けた特定行政庁（市役所・県）または指定確認検査機関に請求することで取得できます。確認済証・検査済証と同じ書類としてカウントです。

ただし台帳への記録が残っていない場合もあります。焼失・紛失・当時の記入漏れなどが原因です。その場合は以下の書類で対応します。

 工事完了引渡証明書＋施工業者の印鑑証明書・資格証明書

施工業者から発行してもらう書類で、実務上最もよく使われます。施工業者が廃業している場合は取得できないため、次の書類で対応します。

 工事請負契約書

工事を依頼した際の契約書です。手元に残っていれば1種類として使えます。

 固定資産税課税証明書＋納税証明書（過去数年分）

市役所で取得できます。長年固定資産税を支払っていた事実が所有の証明になります。

 土地所有者の証明書

借地上に建物がある場合で上記書類がどうしてももらえない場合に取得します。

専門家的には若干優先順位は下がります。

 上申書

他の書類だけでは証明が難しい場合に、経緯を説明する補完書類として使います。

原則実印で押印します。また、申請人以外の第三者から発行が必要となるケースもあります。

当事務所で作成をサポートします。

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所有権証明書類が揃わない場合

確認済証も台帳記載事項証明書も取れない場合——昭和25年以前の建物、都市計画区域外に建てられた建物、台帳に記録が残っていない場合など——は、上記の残りの書類を複数組み合わせて対応します。

1つの完璧な書類より、複数の書類を組み合わせて積み上げる方が有効なケースも多いです。以下のような書類も補完的に使えます。

ただし、あくまでも参考資料であるため、原則として前述の書類を揃えることが第一選択肢です。

• 電気・ガス・水道の使用開始時期や支払い事実がわかる書類
• 火災保険の加入証券
• 過去の航空写真や住宅地図など

「書類がほとんどない」という状態でご相談に来られる方は非常に多いですが、調べてみると意外と書類が出てくることも多いです。まずはご相談ください。

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所有権証明書類以外に必要な書類

所有権証明書類2種類に加えて、以下の書類が必要です。

• 申請人の住民票
• 印鑑証明書と実印（法人など特定の場合のみ）
• 建物の平面図・立面図（設計図書）※

※図面については、現地調査をもとに土地家屋調査士が建物図面・各階平面図を作成します。建設時の図面がある場合は参考としてご用意ください。

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相続で取得した未登記建物で必要な追加書類

相続で未登記建物を取得した場合は、上記に加えて以下の中から状況に応じて必要になります。

• 被相続人の除籍謄本・戸籍謄本
• 遺産分割協議書（相続人が複数の場合）
• 相続人全員の印鑑証明書
• 相続関係説明図

相続の場合は事前に司法書士の書類作成が必要になることがあります。当事務所では提携司法書士のご紹介も可能です。

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書類を揃える際の注意点

所有権証明書類を揃える際に、一点重要な原則があります。

各書類の名義人・面積・構造が、登記申請をする所有者および現況と一致していることが原則です。

たとえば確認済証の名義が被相続人のまま、あるいは増築で面積が変わっているにもかかわらず古い書類しかない、といった場合は追加の調査や書類が必要になることがあります。

「名義が違う」「面積が合わない」という状況でもすぐに諦める必要はありませんが、事前に確認しておくことをおすすめします。気になる点があればご相談の際にお知らせください。

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よくある質問

Q. 書類を全部揃えてから相談すべきですか？ いいえ。何が揃っていて何が足りないかの整理から一緒に行いますので、書類が揃っていない段階でのご相談が一番多いです。

Q. 施工業者が廃業していて引渡証明書が取れません。 工事請負契約書・固定資産税課税証明書などで代替できるケースがほとんどです。まずご相談ください。

Q. 固定資産税の通知書しか手元にありません。 固定資産税課税証明書と納税証明書は市役所で取得できます。そこから始めることができますのでご安心ください。

Q. 確認済証も台帳記載事項証明書も取れませんでした。 他の書類を複数組み合わせて対応できるケースが多いです。諦める前にご相談ください。

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まとめ

建物表題登記に必要な書類は「所有権証明書類2種類＋住民票」が基本です。確認済証や台帳記載事項証明書が使えない場合でも、工事請負契約書・固定資産税課税証明書・上申書などを組み合わせることで対応できます。

※必要書類は一例ですので必ずしもこの書類を揃えれば登記できるわけではなく追加書類が必要となるケースもある事にご注意ください。

ただし書類を揃える際は、各書類の名義人が登記申請をする所有者と一致していること、面積や構造が現況と一致していることが原則となります。相続で取得した建物や増築を繰り返した建物では、この点で追加の対応が必要になり費用も高額となるケースもあります。

「何を用意すればいいかわからない」「書類はあるけど名義や面積が合っていない」という段階からでもお気軽にご相談ください。

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